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  • 易石財務管理系統

  • 發布時間:2018-03-30 來源: www.pvebad.live 易石軟件
      易石認為:應該讓財務人員的工作精力從繁瑣的做賬、做報表的工作中解脫出來,投入到產生管理價值的各部門的稽核工作、管理企業資金調度、協調各部門和對外(客戶與供應商)工作事務當中去。因為做賬、做報表的工作本身不會為企業帶來收益,而稽核和管理調度為企業產生了利潤、提高了企業管理水平。

  很多不成熟的餐飲軟件在使用中產生了各種數據和報表,但是往往很多報表的數據不準確、報表與報表之間數字對不起來,甚至與真實的數據有極大的偏差;產生這樣的原因主要問題在于這些軟件設計是缺乏主心骨的,點菜怎么方便怎么來,報表字段設計缺乏全面性,加上餐飲本身的多樣化要求比較多,需要滿足不同部門不同的管理要求,因此很多軟件出來千奇百怪的報表就不是奇怪的事情了。但對于管理要求較高的用戶,如果使用了這樣的系統是很要命的,一套餐飲管理系統如果最后數據不精準,必然會誤導決策,也使得一套管理系統淪落為簡單的點菜收銀系統,這和全面的餐飲ERP(企業資源與計劃管理)系統就不是一個層面上的系統了。

  易石是目前為止,市場上唯一的一家餐飲管理軟件,將國家標準的財務一級科目內建到系統當中(見下圖F01),用戶可以根據自身管理和報表格式的需要,在相應的一級財務科目下,自行建設二級財務科目;易石認為:餐飲企業雖然千變萬化,但是所有的公司財務標準是相通的,這也是易石整套龐大系統和功能設計的主軸,易石在為各個部門提供的各個功能模塊中、上千個業務流程設計中,都基于標準的財務科目和借貸平衡原則,在此基礎上滿足各部門所需的操作靈活性;我們認為,只有這樣,才可以保障系統在提供越來越豐富的功能的同時,保持從最前端的銷售產生的業務數據通過層層環節,還可以被精確的反應到集團最高的管理層面前。



易石經驗:


      一級財務科目不用設置,也不能設置,這個是有國家標準的;二級科目叫什么名稱、設置在哪里,也是有一些學問的,不同的企業設置的不一樣,這個很正常;但是,要請專業的財務人員,根據自身企業經營管理需要細分的程度,以及稱呼習慣,合理的建設到相應的一級科目底下。各個部門審核的工作務必認真仔細,對于擁有較多連鎖分店的企業,應該按不同的稽核對象安排專人,如財務部張三負責審前廳的帳單、李四負責進銷存單據審核、王五負責會員系統的充值消費憑證和其他日常憑證的審核。財務總監是當這些工作完成后的確認、封存和結轉等工作。
 

填寫日常憑證:


      易石系統的各種報表都是自動生成的,數據的來源絕大多數不是靠財務人員的手工錄入,而是因為其他部門的工作成果自動鏈接而來,如前廳的點菜收銀最終自動生成了營業收入的各種憑證、倉庫進銷存流程最終自動生成了各部門原材料成本憑證、營銷部門充卡消費最終生成了營業預收憑證… 但是,終究還有一些憑證是這些部門接觸不到的,也是易石系統無法自動采集數據的,比如房租、水電煤、人員工資等等,為了得到一張精準的財務報表,易石可以在財務系統中,通過手工填寫這些日常憑證來完善。當然,這不作為一個必須的要求,日常憑證不填寫不影響報表的自動生成,也不影響絕大多數后臺業務分析工具和報表的結果,這只是符合追求一本精確而完整的內帳的用戶而設計的,很多餐飲企業僅將這些采集不到的憑證錄入到對外的財務系統中,結合易石系統自動產生的數據和報表,做出對外的報表。

  易石在設計這些日常憑證錄入格式的時候,尊重了財務人員以往的操作習慣,并可以做憑證級備注和科目級備注,填寫的同時,很直觀的選擇支付的二級財務科目,系統自動對應到總帳的一級科目,并處理好財務的借貸平衡關系。

  所有的憑證,包括手工憑證和易石系統自動生成的憑證,都可以通過接駁好的票據打印機,直接打印出來用于手工賬目整理的各種用途。




供應鏈管理:


      易石通過系統鏈動式的管理,將采購部門、倉庫管理部門、廚房耗用部門、財務部門自動串在一起,各自分工負責:采購部門負責安排落實采購計劃;倉庫管理部門負責貨物驗收、盤點、進出流程記錄;廚房部門負責加工、領用和信息反饋;財務部門負責整體流程控制與監督,并落實信用支付安排;這樣處理的好處是各司其職,將復雜困難的供應鏈管理難點肢解,落實到相應部門實現更合理的控制,出現問題的時候可以快速查出原因,將責任精確定位;財務部門作為監控稽核部門,到最后一道支付關的時候,絕大多數問題已經在流程中被處理好了,否則,中途出現的各種問題,在各部門流轉過程中就已經修正了,從而鏈動影響到了支付環節。

      大致流程:采購部安排采購計劃,錄入系統――倉庫部門驗收,入庫處理:打印三聯入庫單,供應商簽字――廚房使用部門領用,物料情況反饋――財務部門通過系統獲得支付信息,核實支付計劃。當這個流程中,任何一個部門發現問題,可以停止下一步流程,將處理流程退回給上一個部門。這給財務部門面對上百個供應商的時候,還可以很好的處理各種問題。

      這些流程在對不同的企業,或者擁有中央廚房機構的公司流程上可能會有所不同,但流程大體的框架是一致的,鏈動式的管理是核心,將管控難點分解落實到各部門責任上的這種方法是相通的。易石在處理這些差異化的流程方面,提供了大量細致的設置方式來貼近實際操作需要的管理方式。
 

應付帳款管理:


      易石針對不同的供應商提供基于賬戶級管理模式(如圖F10)
科目分組指的是通過預先設置的供應商歸類,可以提取同一類型的供應商的總計信息(如圖F11):這樣可以實現信息的細致掌控如:肉類供應商有3家,總共的肉類應付帳款數字,每家肉類供應商的應付帳款數字。

  科目余額指的是目前應付帳款的金額,值得注意的是,易石系統里面的應付帳款是以負數體現的,但是也有一些情況會讓某些供應商的應付款賬戶出現正數,比如:向某些供應商定購了貨物,預支了部分的貨款。

  合計:這里的合計匯總了企業所有的應付帳款總額,根據這個總額,我們的財務總監可以對未來需要付款的情況做到總量上的把控。


應收帳款管理:


     和應付帳款的基于科目的
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